Google Workspaceの拡張機能・アドオンとは？種類・追加方法・安全な選び方を解説

「Google Workspaceをもっと便利に使いたいけれど、拡張機能やアドオンをどう選べばいいかわからない」「エディタアドオンとChrome拡張機能、何が違うの？」そんな悩みを持つ担当者は少なくありません。

似た言葉が多いうえ、企業で使う場合は社員が自由に追加してよいのか、情報漏えいにつながらないかという不安もつきまといます。

本記事では、Google Workspaceの拡張機能・アドオンの違いから、できること、選び方、追加・削除の手順、企業で安全に管理するポイントまでを解説します。

Google Workspaceの拡張機能・アドオンとは

Google Workspaceの標準機能だけでは、業務に必要な処理をすべてカバーしきれない場面があります。そこで役立つのが、アドオンや外部サービスとの連携です。ただし「拡張機能」という名前の公式な統一カテゴリがあるわけではありません。本記事では、Google Workspaceの機能を広げる仕組みを、便宜上「拡張機能」と呼んで整理します。

Google Workspaceの「拡張機能」と「アドオン」の違い

Googleドキュメントやスプレッドシートには「拡張機能」というメニューがあり、そこから機能を追加できます。一方、Google Workspace Marketplace（Google Workspaceと連携するアプリを検索・追加できる公式ストア）で配布されているものは「アドオン」と呼ばれます。

「拡張機能」は機能を追加する仕組み全般を指す広い言葉として使われやすく、「アドオン」はGoogle WorkspaceのアプリにMarketplace経由で機能を追加する仕組みを指すと考えると整理しやすいでしょう。ブラウザに機能を追加するChrome拡張機能も、広い意味では「拡張機能」の一種。配布元や管理方法はアドオンと異なります。この点は後の章で詳しく解説します。

Apps Scriptやマクロとの違い

似た用語として、Apps Script（Google Workspaceの処理をプログラムで自動化できる開発プラットフォーム）やマクロも挙げられます。それぞれの違いは次のとおりです。

• アドオン：ほかの企業や開発者が提供する機能を、そのまま追加して使う
• Apps Script：Google Workspaceでの処理を、自分でプログラムを組んで自動化する
• マクロ：スプレッドシート上の操作を記録し、同じ動作を繰り返す

厳密な開発方法まで踏み込む必要はありません。既製品を追加するのか、自分で処理を作るのか。この違いを押さえておけば十分です。

アドオンはGoogle Workspace Marketplaceから追加できる

Google Workspace Marketplaceは、Gmail、ドキュメント、スプレッドシート、カレンダーなど、複数のアプリと連携するアプリをまとめて探せる公式の場所です。ブラウザから直接アクセスする方法のほか、スプレッドシートやドキュメントの画面上部にある「拡張機能」メニューから「アドオンを取得」を選んでも開けます。Marketplaceの詳しい検索方法や画面の見方は、Google Workspace マーケットプレイスとは？できること・使い方・安全な選び方まで解説で解説しています。ここでは役割と入り口だけ押さえておきましょう。

Marketplaceのアドオンと有料オプションの違い

Marketplaceから追加するアプリと、Google Workspaceの契約に追加する有料サービスは、どちらも「アドオン」と呼ばれることがあるものの中身は別物です。前者はMarketplace経由でインストールする個別のアプリ、後者はGoogle Workspaceのプラン自体に組み込まれる追加サービスを指します。料金プランを追加する話なのか、Marketplace上のアプリを追加する話なのか。区別して考えることが重要です。

Google Workspaceの機能を広げる4つの方法

一口に「拡張機能」といっても、実際には性質の異なる4つの方法があります。自分が今探しているのはどれに当たるのか、まず全体像を掴んでおきましょう。

Google公式がアドオンとして分類しているのは、Google Workspaceアドオンとエディタアドオンの2種類。Chrome拡張機能や外部SaaSは、これらとは別の仕組みとして押さえておきましょう。

複数のGoogleアプリで使えるGoogle Workspaceアドオン

Gmail、Googleカレンダー、ドライブ、ドキュメント、スプレッドシートなど、複数のGoogle Workspaceアプリにまたがって利用できるのがGoogle Workspaceアドオンです。Gmailのモバイル版にも対応しているものがあり、外出先でも使えるのが強みです。ただし、すべてのGoogle Workspaceアドオンが複数アプリに対応しているわけではありません。利用できるアプリは製品ごとに確認しましょう。

ドキュメントやスプレッドシートを拡張するエディタアドオン

Googleドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームなど、特定の編集アプリに機能を追加するのがエディタアドオンです。データ整形、文書作成、翻訳、グラフ作成など、編集画面内の作業を効率化したい場合に向いています。エディタアドオンはデスクトップクライアントでのみ動作し、スマホアプリからは利用できない点に注意しましょう。

ブラウザの機能を追加するChrome拡張機能

Chrome拡張機能は、Google Chromeブラウザ自体に機能を追加する仕組みです。GmailやGoogleドキュメントの画面上で動作するものもありますが、配布元はChromeウェブストアであり、Google Workspaceアドオンとは別物。管理面でも、同じ管理コンソール内であってもChrome拡張機能とMarketplaceアプリでは設定項目が分かれています。

外部サービスとつなぐSaaS連携・API連携

CRM、勤怠管理、電子契約といった外部サービス側からGoogle Workspaceと連携するケースもあります。Marketplaceアプリとして追加する場合もあれば、外部サービスの管理画面からGoogleアカウントを接続し、OAuth認証（外部サービスがGoogleアカウントのデータへアクセスするための認証の仕組み）を許可する場合もあります。見た目だけで判断せず、どこで契約・設定・管理するサービスなのかを確認しておくことが大切です。

Google Workspaceの拡張機能・アドオンでできること

拡張機能やアドオンを導入すると、具体的にどのような業務を効率化できるのでしょうか。代表的な活用場面と、実際によく使われている製品の例を紹介します。なお、製品名を挙げる際はブランド名だけで判断せず、Marketplace上の正式なアプリ名、対応アプリ、配布経路を確認したうえで導入を検討してください。

定型作業やデータ処理を自動化する

繰り返し発生する事務作業は、アドオンで自動化しやすい代表的な領域です。

• スプレッドシートのデータを整形する（表記ゆれの統一、重複データの削除など）
• フォームの回答から文書を自動で作る
• 宛名や内容を差し替えて、複数の宛先へメールを一括送信する
• 定型レポートを定期的に作成する

こうした処理はエディタアドオンとして提供されているものが多く、スプレッドシートやドキュメントの「拡張機能」メニューから直接インストールできます。

顧客管理や営業活動を効率化する

CRM（顧客関係管理システム）とGmailを連携させ、営業活動を効率化する使い方も広がっています。

• Gmailでのやり取りをCRMに自動で記録する
• 顧客情報をメールの画面から確認する
• スプレッドシートと顧客データを連携する
• 商談やフォローアップの状況を管理する

代表例としてHubSpotが挙げられますが、GmailにはHubSpot Sales向けのChrome拡張機能と、Google Workspace Marketplace経由でGmail・カレンダーと連携する版の両方が存在します。どちらも「HubSpotとGmailの連携」ですが、配布元も設定範囲も別物。導入時にはどちらを使っているか確認しておきましょう。

会議の設定やタスク管理を効率化する

Web会議やタスク管理のツールをGmail・カレンダーに組み込む使い方も一般的です。

• GmailやカレンダーからWeb会議を登録する
• メールの内容からタスクを作成する
• 会議予定を外部のタスク管理サービスと同期する
• 議事録やフォローアップ事項を管理する

この分野は、Google Workspaceアドオンとして複数アプリ横断で提供されるケースが多く、Gmailとカレンダーをまたいで同じアプリを使えるのが利点です。

電子署名や図解などの専門機能を追加する

契約書のやり取りや資料作成など、専門的な作業に特化したアドオンもあります。

• Googleドキュメントから契約書を送信する
• ドライブ上の文書に電子署名を依頼する
• ドキュメントやスライドに図を挿入する
• フローチャートや組織図を作成する

電子署名の分野では、DocuSignがGoogle Workspace Marketplaceに公式アプリを提供しており、Gmail・ドキュメント・ドライブの各画面から直接、署名の依頼や管理を行えます。

勤怠・経費精算・社内申請を効率化する

日本企業特有の業務フローに対応したサービスも、Google Workspaceと連携する形で利用できます。

• Googleカレンダーと勤怠情報を連携する
• 経費精算や休暇申請を行う
• 社内ワークフローをデジタル化する
• 組織内の情報を共有する

代表例としてrakumoが挙げられます。rakumoはGoogle Workspace Marketplaceに複数のアプリ（勤怠、ワークフロー、カレンダーなど）を提供しており、単体のアドオンというより、Google Workspaceと連携する業務サービス群として捉えるとイメージしやすいでしょう。

Google Workspaceアドオンの選び方

導入候補が複数あるとき、何を基準に絞り込めばよいのでしょうか。次の4つのポイントを押さえておくと判断しやすくなります。

• 自社の業務と利用するGoogleアプリに合っているか
• 無料で使える範囲と有料プランの料金
• 日本語対応やサポート体制
• 要求される権限と開発元の信頼性

自社の業務と利用するGoogleアプリに合うか確認する

導入前に、次の項目を確認しておきましょう。

• 解決したい業務が明確になっているか
• Gmail、スプレッドシートなど、必要なアプリに対応しているか
• パソコンとスマホ、どちらで使う予定か
• 契約しているGoogle Workspaceのエディションで利用できるか
• 外部サービス側の契約も別途必要かどうか

とくにモバイル対応は見落としやすいポイント。エディタアドオンはデスクトップクライアントでのみ動作するため、外出先での利用を考えている場合は事前の確認が欠かせません。

無料で使える範囲と有料プランの料金を確認する

無料プランと有料プランの境目は、製品によって基準がさまざまです。

• 無料プランで使えるユーザー数
• 実行回数や保存容量の上限
• 無料トライアルの期間
• 1ユーザーごとの料金か、組織単位の料金か
• Google Workspaceの契約とは別に、支払いが必要かどうか

料金は改定されやすいため、記事や比較サイトの情報を鵜呑みにせず、契約前に必ず公式サイトで最新の料金を確認してください。

日本語対応やサポート体制を確認する

海外製のアドオンを使う場合は、サポート面の確認も重要になります。

• 管理画面が日本語に対応しているか
• 日本語のマニュアルやヘルプページがあるか
• 問い合わせの方法（メール、チャット、電話など）
• サポート対応時間
• 障害発生時の連絡手段
• 解約時のデータ移行への対応

サポート体制は、無料プランと有料プランで対応範囲が変わることもあるので、契約前に条件をチェックしておきましょう。

要求される権限と開発元の信頼性を確認する

Marketplaceの掲載ページには、そのアプリが要求する権限、利用規約、プライバシーポリシー、開発元の情報が記載されています。導入前に必ず目を通しておきましょう。

評価の高さやインストール数も参考にはなりますが、それだけで安全性を判断するのは避けたいところです。Google Workspace Marketplaceには、独立したセキュリティ審査に合格したアプリに表示される「独立したセキュリティ認証済バッジ」があり、判断材料の一つになります。さらに「Google Workspaceにおすすめ」として登録されているアプリは、Googleと第三者監査機関による審査を経ており、12か月ごとに再審査が行われています。バッジや推奨表示の有無も、開発元の信頼性を見極める手がかりにしましょう。

Google Workspaceアドオンの追加・削除方法

アドオンを追加する方法は、個人で追加する場合と、管理者が組織全体へ追加する場合の2通りがあります。それぞれの流れと、不要になった場合の削除方法を確認しておきましょう。

個人でMarketplaceからアドオンを追加する

基本の手順は次のとおりです。

• ステップ1：Google Workspace Marketplaceを開く（ブラウザから直接アクセスするか、ドキュメント・スプレッドシート・スライドの「拡張機能」メニューから「アドオンを取得」を選ぶ）
• ステップ2：カテゴリや検索、フィルタを使ってアプリを探す
• ステップ3：アプリの掲載ページで、対応アプリ・権限・評価を確認する
• ステップ4：インストールを選択する
• ステップ5：Googleアカウントを選択する
• ステップ6：表示される権限の内容を確認し、許可する
• ステップ7：「拡張機能」→「アドオン」からアプリを開いて利用を開始する

なお、権限の確認画面ではOAuth（外部アプリがGoogleアカウントのデータへアクセスするための認証の仕組み）の同意画面が表示され、アプリが何にアクセスするのかがここで示されます。内容をよく確認してから許可してください。

管理者が組織部門（OU）・グループへ追加する

管理者は、Google管理コンソールからMarketplaceアプリを追加し、対象を組織全体、特定の組織部門（OU）、あるいはグループに限定して指定できます。全社へ一斉に配布することも、一部の部署だけで試すことも可能です。詳しい画面操作については、Google Workspace マーケットプレイスとは？できること・使い方・安全な選び方まで解説で扱っています。

追加したアドオンを確認・削除する

不要になったアドオンは、次の方法で確認・削除できます。

• Marketplaceのアプリ管理画面（マイアプリ一覧）、または各エディタの「拡張機能」→「アドオン」→「アドオンを管理」から削除する
• 管理者が組織全体に追加したアプリは、ユーザー個人では削除できない。アンインストールできるのは管理者のみ
• アプリを削除しても、外部サービス側の契約や保存されたデータが残る場合がある
• 削除後は、必要に応じてGoogleアカウントとの連携権限も見直しておく

とくに管理者インストールのアプリを個人の判断で消せない点は見落としやすいので、削除が必要な場合は組織の管理者に相談しましょう。

企業で拡張機能・アドオンを安全に管理する方法

社員が自由にアドオンを追加できる状態のままだと、意図しないデータアクセスや、いわゆる「シャドーIT」（情報システム部門の把握していないツール利用）のリスクが高まります。ここでは、企業として安全に管理するための考え方を整理します。まず押さえておきたいのは、Marketplaceアプリのインストールを許可する設定と、OAuthによるGoogle Workspaceデータへのアクセスを許可する設定は、別の仕組みだという点です。

ユーザーがインストールできるアプリを制限する

Google管理コンソールでは、ユーザーがMarketplaceアプリを自由に追加できる状態にするか、管理者が許可したアプリだけを追加できる状態にするかを設定できます。許可リストを設定している場合、ユーザーの画面には管理者が承認したアプリだけが表示される仕組みです。詳細な設定手順は、Google Workspace マーケットプレイスとは？できること・使い方・安全な選び方まで解説で扱っています。

一部のユーザーから試験的に導入する

全社への一斉導入の前に、少人数または特定の部門で試してみるのが安全な進め方です。試験導入の際に確認しておきたい項目は次のとおりです。

• 実際の業務に役立つか
• 操作が難しくないか
• 想定外のデータへアクセスしていないか
• 既存の業務や別のアドオンと競合しないか
• サポートへの問い合わせがきちんと機能するか
• 利用人数が増えた場合の料金

OAuth権限とAPI Controlsを確認する

OAuth権限は、外部アプリがGoogle Workspace内のどのデータにアクセスできるかを示すものです。管理者は、Google管理コンソールのAPI Controls（サードパーティアプリによるデータアクセスを管理する機能）から、アプリごとのアクセスレベルを「信頼済み」「制限付き」「ブロック済み」などに設定できます。アプリのインストールを許可する設定と、データへのアクセスを許可する設定は別の仕組みなので、両方をあわせて確認しておきましょう。

開発元の利用規約とデータ管理を確認する

導入前に、次の項目を確認しておきましょう。

• 取得するデータの種類
• データの保存場所
• データの保存期間
• 契約終了後の削除方法
• 第三者へのデータ提供の有無
• 再委託先の有無
• 海外へのデータ移転の有無
• インシデント発生時の連絡方法

Google Workspaceとの契約だけで判断せず、アドオンを提供する事業者側の利用規約やプライバシーポリシーも個別に確認する必要があります。

Chrome拡張機能は別の設定で管理する

Chrome拡張機能は、Google Workspace Marketplaceのアプリではなく、Chromeブラウザ側の管理対象です。Google管理コンソール内であっても、Marketplaceアプリの許可リストとChrome拡張機能の管理設定は別の項目になっています。Google Workspaceアドオンの利用を許可したからといって、同じ会社が提供するChrome拡張機能まで自動的に許可されるわけではありません。

不要になったアドオンと連携権限を見直す

次のようなアプリは、定期的に棚卸ししておきましょう。

• 退職者が利用していたアプリ
• 試験導入後、結局使われなくなったアプリ
• 契約を終了した外部サービスに紐づくアプリ
• 長期間アップデートされていないアプリ
• 同じ機能を持つ重複したアプリ

削除後も、外部サービス側にアカウントやデータが残っていることがあるため、Google側とベンダー側の両方を確認しておきましょう。

Google Workspaceアドオンを利用できないときの対処法

アドオンがうまく動かないときは、原因を切り分ければ多くの場合は解決できます。よくある3つのケースを確認しましょう。

アドオンをインストールできない

インストールボタンを押しても進まない場合、次の原因が考えられます。

• 管理者がユーザーによるインストールを禁止している（「このアプリケーションは管理者によって許可されていません」などのメッセージが表示される）
• 許可リストに登録されていないアプリである
• 管理者だけがインストールできるアプリに設定されている
• 利用している国・地域に対応していない
• 必要なGoogle Workspaceのエディションを契約していない

Marketplaceでは、原因に応じて「管理者権限が必要です」「お住まいの国または地域ではご利用いただけません」といったメッセージが表示されるので、まずは表示内容を確認しましょう。

インストールしたアドオンが表示されない

インストール自体は完了しているのに画面に見当たらない場合、次の点をチェックしてください。

• 対応していないGoogleアプリを開いている
• インストール時とは別のGoogleアカウントでログインしている
• サイドパネルが閉じている
• エディタアドオンをスマホから利用しようとしている（デスクトップ限定のため表示されない）
• 管理者によって、自分が利用対象から外されている

アドオンを実行すると権限エラーが表示される

インストールできても実行時にエラーになる場合は、権限まわりの問題が多くなります。

• 必要な権限をまだ許可していない
• 管理者がOAuthアクセスを制限している
• 一部の権限だけを許可した状態になっている
• 外部サービス側のアカウント連携が切れている
• 管理者による一括インストール後、利用者自身の初回認証が済んでいない

いずれのケースも、まず自分の設定を確認し、それでも解決しない場合は組織の管理者に確認するのが早道です。

Google Workspaceの拡張機能・アドオンに関するよくある質問

スマホでもGoogle Workspaceアドオンを使えますか？

アドオンの種類によって異なります。Google Workspaceアドオンは、Gmailのモバイル版など一部のアプリでスマホからも利用できます。一方、エディタアドオンはデスクトップクライアント限定のため、スマホアプリでは動作しません。個別の対応状況は、Marketplaceの掲載ページで確認しておきましょう。

個人で追加したアドオンはほかの社員にも追加されますか？

個人で追加したアドオンは、原則としてそのユーザーのアカウントだけで利用する仕組みになっています。ほかの社員には自動的に反映されません。複数の社員へまとめて導入したい場合は、管理者がGoogle管理コンソールから対象の組織部門やグループを指定して追加する必要があります。

自社専用のGoogle Workspaceアドオンを作れますか？

Apps Script（Google Workspaceの処理をプログラムで自動化できる開発プラットフォーム）を使えば、自社の業務に合わせたアドオンを開発できます。社内利用に限定した公開範囲を設定することも可能です。ただし、本記事では開発手順までは扱いません。詳しい作り方は、Apps ScriptやGoogle Workspaceアドオン開発を扱う別記事へ譲ります。

まとめ

Google Workspaceの機能を広げる方法は、Google Workspaceアドオン、エディタアドオン、Chrome拡張機能、外部サービス連携と一つではなく、それぞれ追加場所や管理方法が異なります。

選ぶ際は対応アプリ、料金、サポート体制、要求される権限を確認し、企業で導入する場合はインストールの許可設定とOAuthによるデータアクセスの設定を分けて管理することが大切です。

まずは全社展開の前に一部のユーザーで試し、自社ですでに使っているアドオンや管理コンソールの設定から見直してみましょう。

ムームードメインでは、独自ドメインとあわせてGoogle Workspaceの導入をサポートしています。まだGoogle Workspaceを導入されていない方向けに、オンライン相談もご用意しております。