はじめに
「会社の代表メールアドレス、どう管理されていますか？」
中小企業の経営者様やITご担当者様から、このようなご相談をよくいただきます。 「とりあえず担当者のAさんに転送している」「共有のOutlookを使っているが動作が重い」など、管理が属人化してしまっているケースは非常に多いです。
しかし、そのままだと「お客様からの重要なお問い合わせを見逃していた…」といった大きな問題につながりかねません。
【よくあるお悩み】
- 「info@example.com」などの会社代表アドレス宛のメール、誰が対応したか分からず、対応漏れや二重対応が起きていませんか？
- 特定の担当者のメールアドレスに転送しているけれど、その人がお休みだと誰もメールを確認できない…。
- 新しいスタッフが入社するたびに、転送設定を追加・変更するのが面倒で管理しきれない…。
Google Workspaceには、こうしたお悩みを一瞬で解決できる**「Google グループ」**という機能が標準で備わっています。今回は、この機能を使って、安全で効率的なメーリングリスト（代表アドレス）を作成する手順を、ITが苦手な方にも分かりやすく解説します。
【この記事でわかること】
- Google Workspaceの「Google グループ」機能を使った、メーリングリスト（ML）の作成手順
- 「info@」や「support@」などの代表アドレスを、チーム全員で安全に共有するメリット
- 設定時に迷いがちな**「アクセス権限」の考え方**
「Google グループ」とは？
まず、「Google グループ」とは何か、簡単にご紹介します。
一言でいうと
複数のメンバー（メールアドレス）を1つにまとめた「グループアドレス」を作成できる機能です。
（例）「info@example.com」というグループアドレスを作成し、Aさん・Bさん・Cさんをメンバーに登録する。
どうなる？
「info@example.com」宛に1通メールを送るだけで、Aさん・Bさん・Cさん全員の受信トレイに同じメールが届きます。
これが、一般的に「メーリングリスト（ML）」と呼ばれる機能です。
なぜ「個人の転送設定」ではなく「Google グループ」を使うべき？
「それなら、今やっている個人のメールからの転送設定と何が違うの？」と思われるかもしれません。 両者は似ているようで、**「管理の手間」と「安全性」**に決定的な差があります。
Google グループを使うべき理由は、主に以下の3つです。
メリット1：管理が圧倒的にラク！
- （失敗例）個人の転送設定：Aさんが退職したら、Aさんのアカウントに入って転送設定を解除し、新しいBさんの設定を追加…と非常に面倒です。
- （グループ）：管理者が「管理者画面」から、メンバー一覧を見て、クリック操作だけで追加・削除が完結します。
メリット2：対応漏れや属人化を防げる
- （失敗例）個人の転送設定：Aさんの受信トレイでしかメールを確認できず、Aさんが休むと業務が止まります。
- （グループ）：チーム全員が同じメールを受信するため、「誰かが気づける」状態を作れます。
メリット3：コスト不要の標準機能
- Google Workspaceを利用していれば、追加費用なしで（※一部機能を除く）すぐに使える基本機能です。
よくある失敗例 vs Google グループ
| 比較項目 | よくある失敗例（特定個人のGmailへ転送） | おすすめ（Google グループ機能） |
|---|---|---|
| 管理する人 | メールの受信者（Aさん）本人 | 会社の管理者（IT担当者や社長） |
| 管理の場所 | 個人のGmailの設定画面 | Google Workspace 管理者画面 |
| 透明性 | Aさんしか状況が分からない（属人化） | チーム全員がメールを把握できる |
| 対応漏れ | Aさんが休むと、対応が止まる | チームでカバーし合える |
| セキュリティ | 退職時に設定解除を忘れがち | 管理者が一括でメンバー削除可能 |
Google グループ（メーリングリスト）の作成手順
【重要】 この操作は、Google Workspaceの「管理者」権限を持つアカウントでのみ可能です。
ステップ1：管理者コンソールにログインする
- Google Chromeなどで「Google 管理コンソール」と検索するか、以下のURLにアクセスします。
- https://admin.google.com/
ステップ2：「グループ」メニューを開く
- ホーム画面の左側にあるメニューから「ディレクトリ」＞「グループ」を選択します。
- グループ一覧画面のイメージ画像
ステップ3：「グループを作成」をクリックする
- 画面の上部にある「グループを作成」ボタンを押します。
ステップ4：グループの詳細を入力する
- グループ名: チームに分かりやすい名前（例:「問合せ窓口」「全社共通」など）を入力します。
- グループのメールアドレス:ここが一番重要です！
ここに「info」や「support」など、使いたいアドレス名を入力します。
（@以降のドメインは自社のものが自動で入ります）
- グループのオーナー: 管理者であるご自身の名前（アドレス）などを設定します。
ステップ5：アクセス設定（公開範囲）を選択する
- 「誰がグループに参加できるか」「誰がメールを送信できるか」などを選びます。
- 中小企業様におすすめの設定例:
- グループへの参加: 招待されたユーザーのみ（グループ内の誰かが招待した場合のみ参加可能、勝手に追加されるのを防ぎます）
- 会話を閲覧できるユーザー: グループのメンバー（部外者に見せない）
- 投稿できるユーザー: 「ウェブ上の全員」【注意！】
ここを「組織内のユーザーのみ」にしてしまうと、社外のお客様からのお問い合わせ（info@宛のメール）が届きません！
「info@」や「support@」のように社外から受信する場合は、必ず外部を含めた「全員」を選択してください。
- **組織外のメンバーの許可：**グループに外部のメールアドレスを追加する予定がなければオフにしましょう。
ステップ6：メンバーを追加する
- 「グループを作成」ボタンを押せば完了です！
まとめ
Google Workspaceの「Google グループ」機能を使えば、これまで属人化しがちだった「info@」などの代表アドレスを、安全かつ効率的にチームで管理できることがお分かりいただけたかと思います。
設定自体はシンプルですが、 「自社の場合は、単なるメーリングリストより『共同トレイ』機能の方が良いのでは？」 「外部からのスパムメールを防ぐ設定も同時に行いたい」 「今使っているメールからの移行手順が不安…」 など、実際の運用を考えると迷う点も出てくるかもしれません。
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