Google Workspaceのワークフロー完全解説！承認機能・無料自作・専用ツールの活用法 

Google Workspaceを導入しているものの、

「稟議書や申請書の承認フローだけは、いまだに紙やメールのままで非効率」

「ワークフローを効率化したいけれど、どのツールを使えば自社に最適かわからない」

と悩んでいる担当者の方も多いのではないでしょうか。

この記事では、Google Workspaceでワークフローを構築するための全手法を、3つの具体的な方法に分けて徹底解説。さらに、ワークフローの最適な選び方やAIを活用した業務自動化の最新情報にも触れていきます。

この記事を読むことで、自社にぴったりのワークフロー構築方法が明確になり、業務効率化に向けた具体的な行動計画を描けるようになっているはずです。

ぜひ最後までご覧ください。

Google Workspaceのワークフローを構築する3つの方法

Google Workspaceのワークフローは、主に次の3つの方法で構築できます。

• 方法1：標準の「承認機能」を使う
• 方法2：各種ツールを組み合わせて「自作」する
• 方法3：「専用ツール」と連携する

それぞれ見ていきましょう。

方法1：標準の「承認機能」を使う【最も手軽】

一つ目は、Google Workspaceにもとから備わっている「承認機能」を利用する方法です。承認機能は、ドキュメントやスプレッドシート上で、直接「この書類を承認してください」という依頼を送れます。

特別な設定や追加の費用は一切かからず、Business Standard以上のプランを契約していれば、今日からすぐにでも使い始められます。まずはお金をかけずに手軽に試してみたい方に最適な方法です。

関連記事：【2025年最新】Google Drive 無料版と有料版(Business)の違い | AI機能・料金をStarter/Standardで徹底比較

方法2：各種ツールを組み合わせて「自作」する【無料】

二つ目は、Googleフォームやスプレッドシートなど、同じくGoogle Workspaceに標準で搭載されているツールを組み合わせて、自社独自の申請システムを作り上げる方法です。

こちらも追加の費用はかかりません。申請フォームの項目を自由に設計できるなど、自社の業務内容に合わせて細かくカスタマイズできる点が大きな魅力です。少し手間をかけることで、より使いやすい環境を整えたい場合に向いています。

方法3：「専用ツール」と連携する【高機能】

三つ目は、より本格的なワークフローシステム（専用ツール）を導入し、Google Workspaceと連携させて利用する方法です。

「申請金額によって承認者が変わる」などの複雑なルールに対応させたい場合や、内部統制をしっかり管理したい場合に適しています。

導入には費用がかかりますが、日本の会社の働き方に合わせて作られた高機能なものが多く、より高度な業務効率化を実現できます。

Google Workspaceワークフローの最適な選び方

Google Workspaceのワークフローを構築する3つの方法を紹介しましたが、重要なのは「どの方法が一番優れているか」ではなく、「自社の業務や体制に合っているかどうか」です。

ここでは、Google Workspaceワークフローを選ぶ際に押さえておきたい判断ポイントを解説します。

• 承認フローがどれだけ複雑になるか
• 自社で運用・保守できる体制とITスキルがあるか
• 内部統制としてどのレベルの厳格さが必要か

それぞれ見ていきましょう。

承認フローがどれだけ複雑になるか

ワークフロー選びでもっとも影響が大きいのが、承認フローの複雑さです。承認フローがどの程度複雑かは、次の点を確認すると判断できます。

• 一段階の承認で完結するのか
• 部署をまたぐ多段階承認が必要か
• 金額や内容によって承認ルートが変わるか

シンプルな承認業務であればGoogle Workspace標準の承認機能でも十分対応できますが、合議や条件分岐が発生する場合は、自作フローや専用ツールを検討する必要があります。まずは実際の業務フローを書き出し、必要な承認パターンを整理することが重要です。

自社で運用・保守できる体制とITスキルがあるか

Google Workspaceのワークフローを選ぶ際は、自社がどこまで運用・改善できるかを現実的に判断する必要があります。

標準の承認機能は設定が簡単で保守負荷も小さい一方、GoogleフォームやApps Scriptで自作する場合は、設定変更やトラブル対応を担う人材が必要です。担当者の異動や退職により仕組みが属人化すると、運用が止まるリスクがあります。

専用ツールは保守性が高い反面、コストが発生します。自社で長期的に維持できる体制かどうかが、選択の重要な基準となります。

内部統制としてどのレベルの厳格さが必要か

業務の効率化だけでなく、内部統制をどこまで重視するかも重要です。稟議書や契約書など、正式な決裁が必要な文書では、承認履歴の保存、権限管理、承認後の改変防止といった要素が欠かせません。

Google Workspace標準の承認機能でも一定の証跡は残せますが、監査対応や組織規模の拡大を見据える場合、承認ルートや履歴管理に限界を感じるケースもあります。

将来的に監査対応が必要になる可能性がある場合や、内部統制を厳格に運用したい場合は、最初から専用ワークフローツールとの併用を視野に入れておくと安心です。

Google Workspaceのワークフロー：標準の「承認機能」を使う

承認機能は、追加ツールや開発を行わずに承認業務をデジタル化できる点が特長で、ワークフローを初めて整備する企業にも向いています。

ここからは、承認機能について次の4つの項目を解説します。

• 承認機能でできること
• 承認機能のメリット
• 承認機能の使い方
• 具体的な活用シーン5選

それぞれ見ていきましょう。

承認機能でできること

Google Workspaceの承認機能でできることは、主に次の3つです。

• **申請・承認業務のオンライン化 **Googleドキュメントやスプレッドシートのファイル上で、承認依頼の送信や承認作業を行える。紙やメールを使わず、Google Workspace上で完結できる点が特長。
• **承認履歴の閲覧 **誰が、いつ、承認または却下したのかといった履歴が、ファイルに自動で保存される。あとから確認できるため、正式な記録としても活用できる。
• **複数承認者の設定 **複数の担当者に同時に承認依頼を送れる。 「課長の承認後に部長へ回す」などの段階的な承認フローには対応していない。

基本的な機能ではありますが、シンプルな承認業務であれば無理なく運用できます。

承認機能のメリット：コストゼロで業務を効率化

承認機能の最大のメリットは、追加費用をかけずに業務フローを改善できる点です。主に、次の3つの観点で業務効率化に貢献します。

• **ペーパーレス化によるコスト削減 **紙の書類を印刷・回覧・郵送する必要がなくなり、印刷代や通信費などの経費を削減できる。書類の保管スペースも不要になる。
• 意思決定の迅速化 承認依頼は数クリックで送信でき、承認者にはメールで通知が届く。 確認から承認までの流れがスムーズになり、承認にかかる時間を大幅に短縮できる。
• **承認プロセスの可視化 **現在どこで承認が止まっているのかをファイル上で把握できる。 ドライブの検索機能を使えば「承認待ちのファイル」だけを一覧表示でき、承認漏れや対応遅れの防止にも役立つ。

小さな効率化の積み重ねが、将来的な業務自動化やDX推進の土台になります。

承認機能の使い方：3ステップで簡単リクエスト

承認機能の操作は直感的で、特別な設定や知識は必要ありません。以下の3ステップで、すぐに承認依頼を送信できます。

1. **承認機能を開く **承認してほしいGoogleドキュメントやスプレッドシートを開きます。 画面左上のメニューから「ファイル」を選択し、「承認」をクリックすると、承認機能が起動。
2. **承認者を設定して依頼する **画面右側に承認パネルが表示されます。 承認者のメールアドレスや承認期限を入力し、必要に応じて依頼内容のメッセージを追加。設定が完了したら、リクエストを送信します。
3. **承認者が承認または却下する **承認者にはメールで通知が届き、リンクからファイルを開くと画面上部に「承認」「却下」のボタンが表示されます。内容を確認したうえで、どちらかを選択するだけで対応は完了。 設定によっては、承認完了と同時にファイルが自動でロックされ、正式な書類として保管されます。

まずは簡単な書類から試し、自社の業務に合うかを確認するとよいでしょう。

具体的な活用シーン5選（稟議書・契約書など）

Google Workspaceの承認機能は、シンプルな仕組みながら、日常業務のさまざまな承認シーンで活用できます。

ここでは、代表的な5つの活用例を紹介します。

これらはいずれも、一段階またはシンプルな承認フローで完結する業務で、Google Workspace標準の承認機能と特に相性が良いケースです。

Google Workspaceワークフロー：各種ツールを組み合わせて「自作」する

Googleフォームやスプレッドシートなどの標準ツールを組み合わせることで、Google Workspace上に自社独自のワークフローを構築できます。追加費用をかけずに、業務内容に合わせて申請項目や処理の流れを柔軟に設計できる点が特長です。

ここからは、各種ツールを活用した自作ワークフローについて、次の3つの方法を解説します。

• Googleフォーム＋スプレッドシートで作る基本の申請フロー
• Google Apps Scriptで機能を拡張する方法
• AppSheetを使ってノーコードで申請アプリを作る方法

それぞれ順に見ていきましょう。

Googleフォーム＋スプレッドシートで作る基本の申請フロー

プログラミングの知識がなくても実践できる、もっとも基本的な自作方法が、Googleフォームとスプレッドシートを連携させるやり方です。Googleフォームを申請の受付窓口やスプレッドシートを、申請内容を管理する台帳として使います。

基本的な流れは、次の3ステップです。

1. **Googleフォームで申請フォームを作成する **まず、Googleフォームで申請用のフォームを作成。 「申請者名」「申請内容」「金額」など、業務に必要な項目を設定することで、申請内容を統一できます。
2. **回答先としてスプレッドシートを指定する **フォームの設定で、回答の保存先にスプレッドシートを指定。 これにより、フォームから申請が送信されるたびに、内容がスプレッドシートへ自動で記録されます。
3. **スプレッドシートで進捗を管理する **スプレッドシート上に「対応中」「承認済み」などの列を追加し、申請状況を管理。これだけで、簡単な申請管理システムとして運用できます。

この方法は手軽に始められる一方で、承認依頼や通知は手動対応になるため、業務量が増えると工夫が必要になります。

Google Apps Scriptで機能を拡張する方法

基本の申請フローにApps Script（GAS）を組み合わせることで、承認業務をより自動化できます。GASはJavaScriptという一般的なプログラミング言語がベースになっており、Googleの各種サービスが操作可能です。

GASを使うと、次のような自動化ができます。

• **申請時の自動通知 **Googleフォームから申請が送信されたタイミングで、承認担当者に「新しい申請が届きました」といった通知メールを自動で送信できる。
• **承認完了時の自動連絡 **承認担当者がスプレッドシート上でステータスを「承認」に変更すると、申請者本人へ完了通知を自動で送れる。
• **未処理申請へのリマインド **一定期間承認されていない申請を検知し、承認担当者にリマインドメールを自動送信することも可能。

GASは柔軟で強力な一方、プログラミングの知識や継続的な保守が必要になります。担当者が限られている場合や、長期運用を前提とする場合は注意が必要です。

AppSheetを使ってノーコードで申請アプリを作る方法

プログラミングは難しいものの、申請・承認フローをより実務向けに整えたい場合には、AppSheetが有力な選択肢になります。AppSheetは、スプレッドシートのデータをもとに、ノーコードで業務アプリを作成できるGoogle公式ツールです。

AppSheetを使った申請アプリは、次の流れで作成できます。

1. 申請データのスプレッドシートを準備する Googleフォームや手入力で申請内容を記録するスプレッドシートを用意します。 これがアプリのデータベースになります。
2. **スプレッドシートをAppSheetに読み込む **対象のスプレッドシートを指定するだけで、入力画面や一覧画面が自動生成されます。
3. **画面や操作を調整する **ボタン配置や表示項目を調整するだけで、自社用の申請アプリとして完成します。 スマートフォンのカメラで撮影した領収書を、そのまま添付する設定も簡単です。

このように、AppSheetを使えば、交通費精算や備品購入申請などを、外出先からスマートフォンで処理できる実用的なアプリとして運用できます。

なお、AppSheetはBusiness StarterやBusiness Standardプランでは無料で利用可能です。まずはコストをかけずに申請アプリを試してみたい場合にも適しています。

プランごとの料金や機能差を含めて検討したい方は、以下の記事も参考にしてください。

関連記事：Google Workspaceの料金プランを徹底比較！あなたに最適なのはどのプラン？

Google Workspaceのワークフローの限界点と解決策

標準の承認機能や自作ワークフローは、手軽に導入できる便利な方法です。

ただし、組織規模の拡大やルールの厳格化が進むと、対応が難しくなる場面も出てきます。

ここでは、Google Workspaceでワークフローを構築する際に直面しやすい限界点と、具体的な解決策を解説します。

限界点1：複雑な承認ルート（条件分岐など）に対応できない

Google Workspaceの標準承認機能や、フォームとスプレッドシートを組み合わせた自作フローは、シンプルな承認業務を想定した仕組みです。そのため、承認ルートが複雑になると運用が難しくなります。

例えば「金額によって承認者を変えたい」「課長承認の後に部長承認が必要」「複数部署での合議が必要」といったケースでは、標準機能では対応できません。

自作で実現することも可能ですが、条件分岐や段階制御を組み込むには高度な設計と継続的なメンテナンスが必要になります。業務が複雑になるほど、仕組みが業務に追いつかなくなるリスクが高まるのです。

限界点2：高度なセキュリティやガバナンス管理が難しい

ワークフローを正式な業務プロセスとして運用する場合、内部統制やガバナンスを意識した管理が欠かせません。稟議書や契約書などでは、「誰が・いつ・なにを承認したか」をあとから確認できる状態で残す必要があります。

しかし、標準機能や自作フローでは、承認履歴の一括管理や、人事異動に伴う承認ルートの更新を柔軟に行うのは容易ではありません。また、申請内容ごとに閲覧権限を細かく制御する運用にも限界があります。

厳格な管理が求められる環境では、こうした点で機能不足を感じるケースがあります。

解決策：専用のワークフローツールを検討する

もし、ここまで紹介したような限界点に課題を感じる場合は、Google Workspaceと連携できる「専用のワークフローツール」の導入が有効な解決策です。

これらの専用ツールは、日本の会社の複雑な承認ルールや、厳密な管理体制に対応するために作られています。導入には費用がかかりますが、これまで手作業で対応してきた多くの問題を解決し、業務の正確性と効率を大きく向上させることが可能です。

Google Workspaceのワークフロー：「専用ツール」と連携する

会社の規模が100名を超えてきたり、内部統制の強化が求められたりする場合には、専用のワークフローツールを導入し、Google Workspaceと連携させて使う方法が最適です。

ここでは、専用ツールについて以下の2点を解説します。

• 専用ツールを導入するメリット
• Google Workspaceと連携できる代表的なツール3選

それぞれ見ていきましょう。

専用ツールを導入するメリット

専用ツールを導入することで、主に次の3つのメリットがあります。

• **柔軟な承認ルート設定 **条件によって承認者を切り替えたり、多段階の承認フローを設定したりできる。 担当者不在時に代理承認を行うなど、実務に即した運用も可能。
• **内部統制・セキュリティの強化 **承認履歴や操作ログが自動で記録・保存され、あとから検索できる。 役職や部署に応じた細かなアクセス権限を設定できるため、内部統制や監査対応にも向いている。
• **既存業務からのスムーズな移行 **現在使用しているExcel申請書のレイアウトを、そのまま電子化できるツールもある。 業務フローを大きく変えずに導入できるため、現場の負担を抑えられる。

専用ツールを活用すれば、承認業務を単に効率化するだけでなく、組織規模の拡大や内部統制の強化にも耐えられるワークフロー基盤を構築できます。

Google Workspaceと連携できる代表的なツール3選

Google Workspaceと連携できる専用ツールは数多くありますが、ここでは代表的な3つのツールを紹介します。それぞれに特徴があるため、自社の課題に合わせて選ぶのが大切です。

いずれのツールもGoogle Workspaceと連携できますが、重視するポイントによって最適な選択は異なります。

Google WorkspaceのワークフローをAIで自動化する最新情報

AIの進化により、Google Workspaceのワークフローは「承認を回す仕組み」から「業務そのものを自動化する仕組み」へと広がりつつあります。

Googleは2025年12月4日、AIエージェントを設計・管理できる「Google Workspace Studio（旧Google Workspace Flows）」の一般提供を発表しました。ノーコードで、日常的な作業から複雑なワークフローまで自動化できる点が特長です。

本章では、Google Workspace Studioについて、以下の3点を解説します。

• Google Workspace Studioでできること
• Gemini（AI）搭載で何が変わるのか
• 具体的な活用例

それぞれ見ていきましょう。

Google Workspace Studioでできること

Google Workspace Studioは、業務の「ステップ」と「アクション」を組み合わせて、定型業務を自動化できる仕組みです。主に、次のようなことが可能です。

• **条件に応じた業務の自動実行 **メール内容などを条件に、ラベル付けや通知、記録といった処理を自動化できる。 例：質問を含むメールを受信したら、Google Chatに通知する。
• **自然文ベースでの自動化設定 **専門的なプログラミングは不要で、「〇〇したら△△する」といった形でルールを作成できる。
• **Google Workspace内の横断連携 **Gmail、Googleフォーム、スプレッドシート、Chatなどを組み合わせた自動化が可能。
• **外部サービスとの連携 **Asana、Jira、Mailchimp、Salesforceなどと連携し、複数システムにまたがる業務も自動化できる。

Google Workspace Studioを活用すれば、定型作業を自動化し、判断や調整が必要な業務に集中できる環境を整えられます。

Gemini（AI）搭載で何が変わるのか？

Google Workspace Studioでは、Googleの高性能AI「Gemini」が組み込まれており、従来のワークフロー自動化とは一段階違う使い方が可能になります。主な変化は次の3点です。

このように、Geminiの搭載によって、Google Workspaceのワークフローは「決められた処理を回す仕組み」から「内容を理解して動く仕組み」へと進化しています。

具体的な活用例：メール対応の自動化など

Google Workspace Studioは、メール対応や報告業務など、日々発生する定型作業を幅広く自動化できます。代表的な活用例を見てみましょう。

このように、Google Workspace Studioを活用すれば、「確認・転記・共有」といった付随作業を減らし、より重要な業務に集中できる環境を整えられます。

一方で、情報整理や資料の読み込み、要点の把握のような「考える作業」を支援するAI活用も、業務効率化には欠かせません。

Google Workspaceで使えるAIツールについて詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてみてください。

関連記事：NotebookLMとNotebookLM Proの違いは？Google Workspaceではどっちが使えるの？

まとめ

Google Workspaceを使ってワークフローを構築するための、3つの主な方法から最新のAI活用までを解説しました。

なにから手をつけていいかわからない場合は、まずもっとも手軽な「標準の承認機能」を使って、身近な書類の承認を一つ電子化してみるのがおすすめです。

もし、「自社にどの方法が合っているか相談したい」「本格的な導入を検討している」と感じている場合は、専門家に相談するのも有効な手段です。 ムームードメインでは、Google Workspaceの契約だけでなく、独自ドメインの取得や初期設定まで含めた導入支援を受けられます。環境構築で迷う時間を減らし、ワークフロー設計や業務改善に集中したい場合には、心強いサポートとなるでしょう。