【Google Workspace】2段階認証の設定方法！管理者・ユーザー別に紹介

Google Workspaceを使っている企業の中には、

「2段階認証を導入したいけれど、設定方法が複雑そう」

「社員がログインできなくなったらどうしよう」

「管理者とユーザー、それぞれ何をすべきかわからない」

と悩む方もいるかもしれません。

Google Workspaceの2段階認証は、正しい手順を理解すれば誰でもスムーズに設定できます。管理者側で導入手順を整えておけば、社員がログインできなくなるようなトラブルも防ぐことが可能です。

本記事では、Google Workspaceの2段階認証について、管理者・ユーザー別の具体的な設定手順から、ログインできない場合の原因・対処法までわかりやすく解説します。

この記事を読むことで、2段階認証を「設定するだけ」で終わらせず、トラブルを防ぎながら自社に定着させるための進め方を理解し、すぐに行動へ移せるようになるでしょう。

ぜひ最後までご覧ください。

Google Workspaceの2段階認証とは？セキュリティ強化の基本を解説

Google Workspaceの2段階認証とは、パスワードに加えて端末などによる追加確認を行い、不正ログインを防ぐための基本的なセキュリティ機能です。

パスワードが漏えいした場合でも、第三者によるログインを防げるため、企業・個人事業主を問わず必須の対策といえます。

本章では、以下の3点を解説します。

2段階認証の仕組みと重要性
中小企業こそ2段階認証が必須の理由
Google Workspaceで使える認証方法一覧

それぞれ見ていきましょう。

2段階認証の仕組みと重要性

2段階認証では、ログイン時に次の2つの要素を組み合わせて本人確認を行います。

知っている情報：パスワード
持っているもの：スマートフォン、セキュリティキーなどの認証デバイス

パスワード入力後に、登録済みの端末で追加の承認を求めることで、不正アクセスを防ぐ仕組みです。

2段階認証の特長は、仮にパスワードが漏えいしても、追加認証がなければログインできない点にあります。攻撃者はパスワードを知っていても、本人の端末がなければ認証を突破できません。

例えば、新しいパソコンからログインすると、スマートフォンに承認通知が届きます。利用者が操作しない限りログインは完了せず、認証を一段階追加することでアカウントの安全性を高められます。

中小企業こそ2段階認証が必須の理由

中小企業こそ2段階認証が必須なのは、アカウントの乗っ取りが事業継続や企業の信用に直結する重大なリスクだからです。

実際、警察庁によると2023年の不正アクセス認知件数は前年の約2.9倍に増加しており、その多くはパスワード管理の不備が原因とされています。対策が十分でない中小企業ほど、攻撃の標的になりやすい状況です。

出典：警察庁「不正アクセス行為の発生状況及びアクセス制御機能に関する技術の研究開発の状況」

Google Workspaceには顧客情報や取引データなど重要な情報が集約されています。アカウントが一つでも侵害されると、次のような被害につながる可能性があります。

機密情報や顧客データの漏えい
不正メールの送信
ランサムウェア感染の入口になる

2段階認証は特別な対策ではなく、中小企業が最低限実施すべき基本的な防御策といえるでしょう。

Google Workspaceで使える認証方法一覧

Google Workspaceでは、利用環境や求める安全性に応じて複数の2段階認証方法を選択できます。主な認証方法と、それぞれの特徴・向いているケースを、以下の表にまとめました。

認証方法	特徴	向いているケース
Googleからのメッセージ	スマートフォンに届く通知をタップするだけで承認でき、操作が非常に簡単	日常的にログインする一般ユーザー、ITに不慣れな社員
認証コード生成アプリ	アプリが一定時間ごとにコードを生成し、通信環境に依存しない	出張や移動が多く、オフライン環境で使うことがある場合
セキュリティキー	USBなどの物理デバイスを接続して認証する方式	管理者アカウントや重要情報にアクセスする担当者
SMS・音声通話	電話番号宛に送られたコードを入力して認証	スマートフォンが1台しかなく、他の方法が使えない場合
バックアップコード	事前に発行しておく使い捨てのコード	スマートフォン紛失・故障など緊急時のログイン手段
パスキー	指紋認証や顔認証を使い、パスワード入力を省略	パスワード管理の手間を減らしたい場合

基本的には、普段のログインには「Googleからのメッセージ」を利用し、万が一に備えてバックアップコードを保管しておく運用がおすすめです。

管理者や重要アカウントでは、認証アプリやセキュリティキー、パスキーを併用することで、より安全な運用が可能になります。

なお、Google Workspaceの初期設定後にやるべきセキュリティ設定は、以下の記事を参考にしてください。

【管理者向け】Google Workspaceの2段階認証を組織に導入する手順

ここからは、企業のシステム管理者や代表者の方向けに、Google Workspaceの2段階認証を組織に導入する手順を解説します。

STEP1：管理コンソールで2段階認証を有効化する
STEP2：ユーザーの登録状況をレポートで確認する
STEP3：2段階認証ポリシーを組織に適用（強制）する

上記の3ステップとあわせて、導入をスムーズに進めるコツも見ていきましょう。

STEP1：管理コンソールで2段階認証を有効化する

組織全体で2段階認証を導入する最初のステップは、管理者がGoogle管理コンソールで機能を有効にすることです。これにより、ユーザー自身が2段階認証を設定できるようになります。

設定手順は以下のとおりです。

管理者アカウントでGoogle管理コンソールにログインする
メニューから「セキュリティ」＞「認証」＞「2段階認証プロセス」を開く
「ユーザーが2段階認証プロセスを有効にできるようにする」にチェックを入れる（この時点では「適用（強制）」はオフのままにする）
「保存」をクリックして設定を反映する

この設定により、従業員が各自のアカウントで2段階認証を設定できる状態になります。

STEP2：ユーザーの登録状況をレポートで確認する

次に、2段階認証を強制する前に、全ユーザーの設定状況を確認します。未設定のまま強制すると、そのユーザーはログインできなくなり、業務に支障が出るためです。

確認手順は、以下のとおりです。

管理コンソールで「レポート」＞「ユーザーレポート」を開く
「セキュリティ」項目を選択する
「2段階認証の登録状況」の項目を確認し、どのユーザーが設定済みで、誰がまだなのかを一覧で把握

未登録の従業員がいる場合は、ユーザー向けの設定手順を共有し、個別に設定を促しましょう。全員の登録完了を確認できたら、次のステップへ進みます。

STEP3：2段階認証ポリシーを組織に適用（強制）する

全ユーザーの準備が整ったことを確認したら、組織の公式なセキュリティポリシーとして、2段階認証を「強制」する設定を行います。

設定手順は以下のとおりです。

管理コンソールで「セキュリティ」＞「認証」＞「2段階認証プロセス」を開く
「適用」の項目で以下のいずれかを選択する 「有効」：すぐに強制する※この設定をオンにすると、未設定ユーザーは次回ログイン時からアカウントにアクセスできなくなります。そのため、STEP2での事前確認が非常に重要です。

「指定した日付から適用を有効にする」：猶予期間を設ける 3. 「保存」をクリックしてポリシーを適用する

猶予期間の設定など、導入をスムーズに進めるコツ

2段階認証の導入を社内の混乱なく進めるには、技術的な設定だけでなく、従業員への配慮や運用面の工夫が欠かせません。特に次の3点が重要です。

周知を徹底するなぜ2段階認証が必要なのかという背景から、設定手順、トラブル時の相談先までを、事前にメールや社内アナウンスで共有。経営層から公式メッセージとして伝えると、従業員の理解と協力を得やすくなる
猶予期間を活用する管理コンソールでは、2段階認証の強制開始日を未来の日付に設定したり、新規ユーザーに対して登録の猶予期間（例：14日間）を設けたりできる。事前に準備期間を確保することで、設定漏れによる混乱を防げる。
例外対応は最小限にする原則は全社一律の適用が望ましいものの、やむを得ず対応が難しい場合に備え、一時的な救済手段を想定しておく。常に2段階認証の対象から外したままにする除外グループの作成はセキュリティリスクが高いため、バックアップコードの発行で個別対応する運用がおすすめ。

事前準備を徹底しておくことで、2段階認証を必須にしたあとでも、問い合わせ対応やトラブルを最小限に抑えられます。

【ユーザー向け】5分で完了！Google Workspaceの2段階認証を設定する手順

ここからは、一般ユーザー向けにGoogle Workspaceの2段階認証を設定する手順を解説します。案内に沿って進めれば、5分程度で設定は完了します。

STEP1：Googleアカウントのセキュリティページから設定を開始
STEP2：基本の認証方法「Googleからのメッセージ」を設定
STEP3：万が一の時のために「バックアップコード」も保管する

それぞれ見ていきましょう。

STEP1：Googleアカウントのセキュリティページから設定を開始

まずは、Googleアカウントの設定画面から2段階認証の設定を開始します。

ウェブブラウザで「myaccount.google.com」にアクセス
画面左側のメニューから「セキュリティとログイン」をクリック
「Googleにログインする方法」内の「2段階認証プロセス」を選択
現在のパスワードを再入力

これで、2段階認証の設定画面に進みます。

STEP2：基本の認証方法「Googleからのメッセージ」を設定

次に、Googleが推奨する基本の認証方法「Googleからのメッセージ」を設定します。

認証に使用するスマートフォンを確認し、「続行」をクリック ※設定画面の指示により、最初に電話番号（SMS認証）の登録を求められる場合があります。その場合は画面に従ってSMS認証を設定した後、「Googleからのメッセージ」が有効になっているか確認してください。
スマートフォンに届く「ログインしようとしていますか？」というテスト通知を開き、「はい」をタップ
バックアップ用として携帯電話番号を登録
SMSで届く確認コードを入力
「2段階認証プロセスを有効にしますか？」が表示された確認画面で「有効にする」をクリック

この設定により、ログイン時にスマートフォンで承認操作を行う仕組みが有効になります。

STEP3：万が一の時のために「バックアップコード」も保管する

2段階認証の設定が完了したら、スマートフォンを紛失したり、故障したりした時のための「バックアップコード」を保管しておくのが大切です。

バックアップコードは、他の認証方法が一切使えなくなった場合でも、アカウントにログインするための「最後の命綱」です。もしこのコードがないと、自力ではログインできず、管理者に助けを求めるしかなくなってしまいます。

以下の手順で保管しておきましょう。

設定完了画面から「バックアップコード」を選択
表示される使い捨てコード（10個）を印刷またはダウンロード
紙やファイルを、安全な場所で厳重に保管

印刷した紙は財布や金庫に、ダウンロードしたファイルはパスワードを設定したフォルダや社内の管理ルールに沿った保管場所に保存してください。

Google Workspaceの2段階認証ができない場合の原因・対処法

ここからは、Google Workspaceの2段階認証ができない場合の原因・対処法を紹介します。

「ログイン設定が、お客様の組織の定める2段階認証プロセスのポリシーを遵守していません」と表示される
スマートフォンを紛失・機種変更してしまいログインできない
認証コードが届かない、または無効だと表示される

それぞれ見ていきましょう。

「ログイン設定が、お客様の組織の定める2段階認証プロセスのポリシーを遵守していません」と表示される

このエラーメッセージは、会社の管理者が2段階認証を必須（強制）にしているにもかかわらず、設定が完了していない場合に表示されます。

この状態になると、自力でログインして設定を行うことはできません。速やかに管理者に連絡し、一時的なログイン用コード（バックアップ確認コード）の発行を依頼してください。コードを使ってログインした後、すぐに2段階認証を設定しましょう。スマートフォンを紛失・機種変更してしまいログインできない

日頃から使っているスマートフォンが、紛失や突然の故障、機種変更などで使えなくなると、2段階認証を突破できず、ログインできなくなってしまいます。このような事態に陥った場合は、以下の方法で対応しましょう。

**バックアップコードでログインする **ログイン画面で「別の方法を試す」を選択し、事前に保管していたバックアップコードを入力。これがもっとも確実で早い方法。
**管理者に一時的なログインコードを発行してもらう **バックアップコードがない場合は、会社のシステム管理者に連絡。管理者が発行する一時的なログインコードを使ってログイン。
**新しいスマートフォンを再登録する **ログインできたら、新しいスマートフォンを認証デバイスとして登録し、あわせて新しいバックアップコードを取得・保管する。

いずれの方法でも、復旧後は認証方法とバックアップコードの見直しを行い、同じトラブルを繰り返さないことが重要です。

認証コードが届かない、または無効だと表示される

「SMSで送られてくるはずのコードがなかなか届かない」「認証アプリのコードを入力してもエラーになる」といったトラブルも、よくある事例の一つです。

表示内容に応じて、次の点を確認してください。

**SMS・音声通話のコードが届かない場合 **電波の弱い場所にいる、または通信キャリア側で遅延が発生している可能性がある。少し時間をおく、もしくは電波状況の良い場所に移動したうえで、再度コードの送信を試す。
**認証アプリのコードが無効と表示される場合 **「Google認証システム」などのアプリを利用している場合、スマートフォンの時刻がずれていることが主な原因。端末の「日付と時刻」設定を開き、時刻の自動設定がオンになっているかを確認。時刻を正確に合わせることで、多くの場合は問題が解消される。