Google Workspace Studioの使い方事例！営業を効率化する商談準備の自動化テクニックを紹介

ここ最近Google Workspace にアップデートが行われました。

「Google Workspace Studio (Flows)」というWorkspace上で動作するAI搭載のノーコードツールが導入され、すでに多くの企業で活用が行われております。

今回は最新のツールのご説明と、かんたんに導入できる活用例をご紹介します。

こんなお悩みありませんか？

商談前に相手企業のことを調べる時間がなく、ぶっつけ本番で挑んでしまう。
「予約が入ったこと」に気づかず、対応が後手になってしまう。
業務効率化といっても、難しいツールの勉強をする余裕はない。

この記事でわかること

【基礎】話題の自動化機能「Google Workspace Studio」について解説
【実践】Google 予約ページと連携し、商談相手の情報を自動収集する方法

はじめに：なぜ、今「自動化」が必要なのか？

「営業活動に専念したいのに、事務作業に追われている」これは、多くの中小企業で共通する悩みです。特に、日程調整や顧客情報の確認といった「準備」の時間は、積み重なると膨大なロスになります。

そこで注目されているのが、新機能の**「Google Workspace Studio」**です。今回はこの機能を使った「今日からできる業務改革」をご紹介します。

1. 【基本知識】Google Workspace Studio とは？

一言で言えば、**「異なるアプリ同士をつなぎ、仕事を自動でこなしてくれるAIアシスタント」**です。

これまでも「自動化ツール」は存在しましたが、専門的なプログラム知識が必要だったり、設定が複雑だったりと、IT専任者のいない企業にはハードルが高いものでした。

しかし、Google Workspace Studioは違います。

ここがすごい！3つの特徴

直感的な操作（ノーコード） プログラミング言語を書く必要はありません。画面上のブロックをパズルのように組み合わせたり、やりたいことを日本語で入力したりするだけで設定が可能です。
Google アプリとの強力な連携 Gmail、カレンダー、ドライブ、チャットなど、普段お使いのGoogleツール同士をシームレスに繋げます。「メールが来たらチャットに通知」「予定が入ったらフォルダを作成」といった連携がスムーズです。
AI（Gemini）がサポート 最大の特徴は、Googleの生成AI「Gemini」が搭載されている点です。データの要約や文面の作成など、AIが得意とする作業をフローに組み込むことができます。
テンプレートからすぐにワークフローを設定 自分でワークフローを組まなくても、テンプレートからすぐに業務自動化を始めることが可能です。

2. 【活用事例】商談相手の「基本調査」を自動化しよう

ここからは、具体的な活用シーンをご紹介します。営業担当の皆様、**「Google 予約ページ（予約スケジュール）」**で商談予約が入ったとき、十分に先方の調査をしていますか？

日々の業務に追われて、スケジュール前に慌てて相手企業のHPや事業内容をGoogle検索していませんか？

その「検索して、情報をまとめて、把握する」という一連の作業、Google Workspace Studioなら全て自動化できます。

今回作成するフローの全体像

今回目指すのは、以下の流れ（フロー）です。

【トリガー（きっかけ）】 顧客が「Google 予約ページ」から商談を申し込み、その自動通知をメールで受け取る。
【アクション（自動処理）】 予約時に顧客から入力された「会社名」や「URL」を元に、Geminiが自動でWEB検索を行い、企業概要や最新ニュースをピックアップ。
【ゴール（通知）】 調査結果を要約して、担当者（あなた）のチャットやメールへ通知する。

これにより、あなたは**「通知を見るだけ」**で、相手企業の予習が完了した状態で商談に臨むことができます。

Step 1: トリガーの設定（予約の検知）

今回はGoogleカレンダーの予約ページを使用してします。

Google Workspace Studioを起動しましょう。

Starterを押下し、トリガーを選びます。メール受信をトリガーとするため、「When I get an email」を選択し、特定のメール受信でトリガーとするため、「Specific emails」を選択。

自動送信メールにある、「From」「To」だけではなく、「Has the words（本文内の単語）」、「Subject has（件名）」で特定のメールに絞ってトリガーが起動するようにしましょう。

Step 2: WEB検索と情報収集（AI連携）

ここから予約者の情報をもとにGeminiに情報収集をしてもらいます。

Enter a prompt の中にGeminiへの指示を英語で入力します。指示内容はGeminiアプリなどに英文で書いてもらうようにしましょう。今回は以下のように指示をします。

Based on the '会社名', 'ホームページURL' found in the email, please conduct a web search and report the following details:Important: Please provide the final report in Japanese.1. Basic Company InformationIndustryNumber of employeesSNS accountsFiscal year end (if available)2. Website URLsList the URLs of any corporate websites and service websites found.3. Official News ReleasesIdentify the latest news topics released on their corporate or service websites.Include the specific page URLs for these topics.4. External News SearchSearch for the company name on news sites.If there are news articles from the last month, please provide their URLs.Constraint:If information is scarce for any of the above, please state "No particular information was found".

Sources Gemini can use　はGeminiがWEBやほかのアプリと接続するか選択できます。

今回は接続する設定にしていますが、ワークフローの設定によりサードパーティーアプリにも情報が共有されますのでご注意ください。